Не так страшна удаленка, как ее малюют. Советы по переводу сотрудников на дистанционный режим

19.03.2020

Клиентов, которые приходят к нам с запросом на внедрение виртуального офиса, в последние годы становится все больше. Тенденция укрепляется и в связи с нарастающей эпидемией, подталкивая бизнес к масштабным экспериментам. Сейчас уже не только гиганты вроде «Яндекса» и Google в России перевелись на удаленку, речь идет о тысячах отечественных компаний.


Свежее мартовское исследование аналитического центра “Битрикс24” демонстрирует, что 42% работодателей готовы перевести весь штат “на дом” (если коронавирус будет угрожать их бизнесу), 38% согласны на частичный перевод и только 20% против.

001.jpg

Возможно, оценив KPI и экономию на аренде, часть компаний останется на удаленке и после эпидемии. Чтобы показатели не упали за время карантина и всех порадовали, нужно быстро адаптировать процессы под новый формат. Делимся опытом о том, как это сделать. 


Дисциплина 

Согласно исследованию сентября 2019 года, сильнее всего в удаленной работе руководителей волнует сложность контроля сотрудников (30%), и только потом вопрос коммуникаций и вовлеченности.

Если в традиционном формате опоздания и недоработки отслеживать можно с помощью журналов посещений, СКУД, а в небольших компаниях “на глаз”, то в удаленном режиме это может выйти из-под контроля. Поэтому лучше придумать средство для фиксации начала и конца рабочего дня. 

002.png

Конечно, не все могут разграничить быт и трудовую деятельность. Сложно противостоять соблазну прогуляться, полежать, заняться домашними делами в рабочее время. Но нужно помнить, что и в офисе развлечений хватает: сделать кофе, покурить, полистать соцсети. Самоконтроль и ответственность не воспитываются офисом или удаленкой.

003.jpg

Кстати, если у вас опенспейс, то после перехода “на дом”, эффективность некоторых работников может даже вырасти только за счет тишины и спокойной обстановки.


Культура выполнения задач

Важно помнить, что и недостаток, и избыток контроля демотивируют сотрудников. Поэтому стоит заранее обсудить порядок постановки задач и чекпоинты. Идеальным решением станет использование трекеров, демонстрирующих этапы выполнения проекта, чтобы в любой момент можно было проконтролировать и скорректировать ситуацию. 

004.png

У начальника вряд ли получится ежечасно отслеживать “домашнюю работу” всего коллектива, поэтому главное - сосредоточиться на результате. Когда есть только сотрудник и отчет о проделанной работе, его эффективность становится максимально прозрачной. 

005.png

И, конечно, нужно фиксировать все задачи в единой информационной системе. Задачи “в воздух” выполняться не будут.

006.jpg

007.png


Общение

Немножко статистики от службы исследований HeadHunter о плюсах и минусах удаленной работы (январь 2019). 43% соискателей считают нехватку очного общения по рабочим вопросам главной проблемой в удаленной работе. Рассказываем, как всех успокоить.

Чтобы добиться максимальной вовлеченности, нужно создать единое информационное пространство. Это позволит увидеть работу друг друга и упорядочить коммуникации.

Для небольших компаний подойдет мессенджер. Но если человек и в работе, и в личных целях использует Telegram, он может раздражаться, что наряду с сообщениями от друзей маячит чат с начальством. 

Идеальное решение - корпоративная социальная сеть. У людей выработалась привычка общаться в соцсетях и к такому инструменту все будут максимально лояльны. Некий маленький “фейсбук” специально для вашей компании, в котором можно публиковать посты, переписываться и просматривать профиль сотрудника.

008.png

Важно обозначить культуру общения. Например, в общем чате все обсуждают общие несложные вопросы. Для проектов созданы отдельные рабочие группы, поэтому локальные обсуждения и постановка задач происходят только там.

009.png

То, что сложно решить в чате, должно обсуждаться на видидеозвонках, это эквивалент личных встреч для “удаленщиков”. 

010.png

Нельзя позволить команде погрязнуть в переписках и созвонах, у них должно оставаться время на собственные задачи. Поэтому не нужно созваниваться сразу после выявления проблемной ситуации (если она не критичная). Обсудите удобное для всех время и назначьте встречу в рабочем календаре. 

Обязательно анонсировать повестку каждого онлайн-совещания, чтобы участники могли подготовиться. Сразу после созвона нужно написать резюме и поставить по нему задачи.

011.png

Как и при работе в офисе, сотрудники могут не отвечать в чате молниеносно, например, потому что сейчас сосредоточены на важной и сложной задаче. Определите часы, когда все “железно” будут онлайн для обсуждения рабочих вопросов, например, с 14 до 18. 

Но менеджерам, контактирующим напрямую с клиентами, нужно быть на связи с 9 до 18. Ваша дистанционная работа должна быть для них незаметной. 


Хранение документов

Очень важно работать с документами в облачном хранилище, и это касается не только удаленки. Это обезопасит от ситуаций “уволился”, “в отпуске”, “сгорел компьютер” и убережет вашу голову от преждевременной седины. 


Например, в Google Docs сразу несколько сотрудников могут одновременно редактировать файл, что спасает от десятков версий документа, скитающихся по рабочим чатам.


Можно организовать файловое хранилище компании, отделов, проектов и личное для каждого сотрудника. Стоит разграничить права доступа к документам.

012.png


Организационные вопросы

Для официального оформления временной удаленной работы можно составить дополнительное соглашение об изменении условий труда. Если решите выбрать удаленку как основной формат, загляните в главу “Особенности регулирования труда дистанционных работников” ТК РФ.


Проинформируйте команду, что удаленный сотрудник, как и офисный, может быть наказан за неисполнение обязанностей и прогулы.


И, конечно, убедитесь, что и вы выполняете свои обязательства: у всех сотрудников есть гарнитура, ноутбук, софт и доступ к высокоскоростному интернету. 


Хорошие новости напоследок


Согласно вышеупомянутому исследованию 2019 года от Битрикс24, качеством работы удаленных сотрудников довольны 72% респондентов.


И еще, по исследованию HeadHunter, 85% офисных работников рассматривают в будущем возможность работать удаленно (23% из них говорят о фрилансе и 62% об удаленке в штате компании). А еще, среди текущих офисных сотрудников, больше половины уже имели опыт удаленной работы. Поэтому будьте уверены, что ваша команда готова к таким изменениям.


Если вам нужна помощь в настройке информационных ресурсов для оперативного перевода сотрудников на дистанционный режим, заполните или звоните по телефону +7 (495) 287-08-66.


Все Новости