Экономить 4 часа на подготовке документов? Легко!

12.02.2020 15:00:00
20200212T150000Z
20200213T091516Z

Если в вашей компании подготовка документов проходит “вручную”, то вам наверняка знакомы такие ситуации:


  • “Вечная волокита, менеджеры с неохотой берутся за эту часть работы”;

  • “Документы постоянно теряются”;

  • “Накапливается свалка из разных бумаг и уже невозможно там разобраться”;

  • “Согласования могут длиться неделями, сложно найти актуальную версию”;

  • “Кто-то случайно забыл поменять реквизиты в договоре от прошлого клиента и мы теперь выглядим халатными в глазах заказчика”.


Мы автоматизировали документооборот в сотнях компаний и знаем, что рутинную работу с документами можно сделать простой и даже приятной. Рассказываем, как!


Документооборот “курильщика”


Как происходит формирование договора “классическим” методом: менеджер берет старый договор, адаптирует, отправляет. Клиент обнаруживает разные шрифты, орфографические ошибки, старые данные. Разумеется, раздражается и возмущается, начинает придираться и по другим вопросам. Согласование затягивается, занимает несколько недель. Мы посчитали, что, работая таким образом, в совокупности сотрудник тратит до 4 часов на один документ.


Документооборот здорового человека


Чтобы сгенерировать документ, менеджер заходит в конкретную сделку во вкладку “Бизнес-процессы” и кликает на кнопку “Запустить...”. 


0.jpg


В бизнес-процесс уже “зашиты” наборы документов для каждого направления сделки. Шаблоны стоит подготовить вместе с юристом. Это договоры, счета, акты, коммерческие предложения, дополнительные соглашения и прочее. 


В определенные строки заготовленного шаблона “подтягиваются” данные контрагента из полей в CRM (для каждого типа документов свои). А если нужно указать дополнительную информацию? 


Чтобы не вносить это вручную в каждый документ, можно сделать индивидуальные окна с полями для заполнения и пунктами на выбор. Каждому пункту соответствует определенный текстовый блок, который автоматически вставляется или убирается из файла. 


1.jpg


2.jpg


Сформированный документ сохраняется на общем диске. Еще его можно сохранить на компьютер или автоматически отправить на почту клиента. Кстати, файл может создаваться как с печатью, так и без нее, в формате docx или pdf. 


3.jpg


Чтобы осчастливить бухгалтерию, можно добавить отслеживание статуса документа. Это позволяет видеть, сколько существует копий, где хранится каждая из них, какие бумаги у курьера, а какие уже подписаны и лежат в сейфе.


index.jpg


В случае, если менеджер отправил договор и забыл о нем, платформа отправляет уведомление на заданный день и на каждый последующий, пока статус не будет изменен.


Все документы, даже отклоненные, находятся в едином реестре. Можно отфильтровать по параметрам и быстро найти нужные материалы.


Чтобы внедренной системой действительно пользовались, нужно обязательно обучать менеджеров. Например, в период адаптации давать новичкам курс по документообороту с последующим тестированием.


5.png

Итоги:

  • Автоматизируйте рутину, это сильно экономит время;

  • Не клейте “пластырь” на открытый перелом, иными словами - не ищите временное решение, делайте один раз основательно, чтобы система на вас работала долгие годы;

  • Обязательно хорошо обучайте сотрудников, чтобы у них не было соблазна сделать “по старинке”.

Если у вас остались вопросы по автоматизации документооборота, укажите их в или звоните по номеру +7 495 287-08-66, мы с радостью на них ответим!


Анна Сурма

PR-менеджер
Все статьи