Автоматизация процессов производственно-торговой компании
Описание компании
OLDOS GROUP — российская компания с 25-летней историей, один из ведущих производителей детской верхней одежды и обуви. Компания OLDOS работает на российском рынке тканей с 1993 года и давно завоевала репутацию надежного партнера. С 2000 года фирма предлагает текстильную фурнитуру, а в 2016 году открыла собственное ленто-ткацкое производство. Имеет 11 филиалов по всей стране и офис в Китае.
Ситуация
OLDOS GROUP — динамично развивающаяся компания, ориентированная на эффективное управление внутренними процессами и цифровизацию рабочих задач. До внедрения корпоративного портала сотрудники компании использовали разрозненные инструменты, такие как Skype и Google Docs, что приводило к дублированию информации и снижению прозрачности работы.Задачи проекта
- Создать единый корпоративный портал для всех сотрудников компании.
- Автоматизировать HR-процессы: отпуска, командировки, приём и увольнение сотрудников.
- Централизовать коммуникацию, задачи и уведомления.
- Обеспечить удобство работы с данными и прозрачность процессов для руководства.
- Автоматизировать В2В направление - оптовые продажи тканей.
Решение
В компании была внедрена единая цифровая платформа Битрикс24 для централизации процессов, автоматизации HR и проектной работы. С её помощью сотрудники получили удобный доступ к задачам, графикам отсутствий, новостям и корпоративным процессам в одном месте, а руководство — прозрачный контроль и аналитику.
HR автоматизация
Предварительно была проведена аналитика и тестирования бизнес процессов. Для автоматизации HR были разработаны виджет «Дни рождения» с функцией «Поздравить» и функционал запуска смарт-процессов. Созданы процессы для автоматического учёта отпусков, командировок и замещающих сотрудников. Внедрены бизнес процессы «Приём сотрудника» и «Увольнение сотрудника» с генерацией итоговых документов и уведомлением HR. Доработаны виджеты «Отсутствия сегодня» и «Ближайшие отсутствия», а сотрудники получают автоматические уведомления о предстоящих отпусках.
Заявление на отпуск
Лента отсутствия персонала
Добавлены новые иконки и возможности управления виджетами (цвет, настройки видимости). Переработан механизм вложений и поиска задач, доработан новостной блок и функционал экстранета. Все комментарии и этапы процессов сохраняются в итоговые документы, а портал обновлён до актуальных версий виртуального окружения и ОС. Проведена предпроектная аналитика, разработана концепция проекта, план-график и ТЗ.
Процессы в CRM
График отпусков и выходных сотрудников
CRM для оптовых продаж
CRM реализовано направление В2В (продажа тканей и фурнитуры) с импортом компаний и контактов, автоматизацией звонков и обработки писем. В CRM ведется работа с базой клиентов, где указаны ответственные менеджеры, фиксируется потоки новых лидов и формируются сделки. В карточке клиента сохраняется вся история и настроена интеграция с почтой и вотсапом.
Результаты внедрения
- Полная централизация всех процессов внутри компании.
- Прозрачность работы: руководители могут отслеживать задачи, загрузку сотрудников и результаты проектов.
- Ускорение внутренних коммуникаций за счёт единого корпоративного мессенджера и интегрированных уведомлений.
- Удобство работы сотрудников: все необходимые документы, процессы и инструкции находятся в одном месте.
- Автоматизация HR-процессов и снижение ручной работы при приёме, увольнении, отпуске и командировках.
«За первый год мы перевели компанию на Битрикс так, что сотрудники не могут представить работу без портала. Централизация, автоматизация и удобство работы ощутимы для всех» — Егор Ралдугин, IT директор OLDOS GROUP
«Сотрудники отмечают, что задачи и документы теперь легко отслеживать, а согласования проходят быстрее. Битрикс стал неотъемлемой частью повседневной работы» — Егор Ралдугин, IT директор OLDOS GROUP
Планы развития
Компания планирует продолжить развитие портала Битрикс24, включая доработку CRM и интеграцию смарт-процессов. В приоритете — автоматизация внутренних процессов, улучшение удобства для сотрудников и внедрение искусственного интеллекта для быстрого получения ответов внутри портала. Также планируется расширение базы знаний и функционала для обучения новых сотрудников, чтобы вся важная информация оставалась внутри компании.
Отрасль
Ритейл
Направление
Интранет-портал
Продукт
Fusion: HRМастер