KPI в Битрикс24: как мы автоматизировали постановку и согласование показателей

Как организовать управление KPI, если в процессе участвуют сотрудники, несколько уровней руководителей и HR, а показатели нужно не только поставить, но и согласовать, подтвердить документами и рассчитать?

В одном из наших проектов (клиент под NDA) мы разработали модуль KPI для Битрикс24, который автоматизирует весь процесс — от назначения показателей до многоступенчатого согласования результатов и формирования итоговой отчётности.

Проект реализован для компании с распределенной организационной структурой. Битрикс24 уже использовался как корпоративный портал, и следующей задачей стало перенести в него внутренние процессы, которые раньше требовали отдельных инструментов и ручной работы.

Рассказываем, как устроена автоматизация KPI и какие еще доработки понадобились, чтобы корпоративный портал соответствовал реальной структуре и процессам компании.

Задача: автоматизировать работу с KPI в Битрикс24

Управление KPI — это не только таблица с показателями и фактическими результатами. В крупной компании это процесс, в котором участвуют сотрудник, его непосредственный и вышестоящий руководители, HR и другие ответственные лица.

Показатели необходимо назначить, затем собрать результаты, проверить их, при необходимости подтвердить документами и провести через несколько этапов согласования.

Поэтому задача заключалась не в том, чтобы перенести существующую таблицу в Битрикс24. Нужно было автоматизировать весь жизненный цикл KPI и сохранить принятую в компании логику работы.

Новый модуль должен был:

• назначать KPI подразделениям и отдельным сотрудникам;

• поддерживать квартальные и годовые показатели;

• хранить подтверждающие документы;

• проводить KPI через многоступенчатое согласование;

• автоматически рассчитывать итоговые значения;

• формировать отчеты по корпоративной форме;

• уведомлять участников о необходимых действиях;

• поддерживать централизованное администрирование показателей.

При этом решение должно было работать внутри уже используемого корпоративного портала, без внедрения отдельной системы для управления KPI.

Решение: собственный модуль KPI для Битрикс24

Для проекта наша команда разработала модуль управления KPI, учитывающий внутренний регламент и организационную структуру компании.

В системе можно назначать показатели подразделениям и отдельным сотрудникам, работать с квартальными и годовыми KPI, фиксировать результаты и прикладывать подтверждающие документы. Но ключевой частью решения стала автоматизация согласования KPI.

Вместо передачи таблиц и ручного контроля статусов показатель проходит заданный маршрут внутри Битрикс24:

сотрудник → руководитель → вышестоящий руководитель → HR и ответственные за компенсации → руководство компании.

На каждом этапе система определяет следующего участника процесса и уведомляет его о необходимости выполнить действие. За счёт этого согласование становится управляемым и прозрачным: можно увидеть текущий статус KPI, понять, на каком этапе находится процесс и кто должен выполнить следующее действие.

Как работает согласование KPI

Логику модуля выстроили вокруг реального бизнес-процесса компании. Сотрудник работает со своими показателями и результатами в Битрикс24. После отправки на согласование KPI переходит к непосредственному руководителю, затем — на следующие уровни в соответствии с установленным маршрутом. При этом маршруты можно настраивать с учетом особенностей организационной структуры.

Для участников процесса реализована система уведомлений, а сами показатели можно группировать по подразделениям. Ответственные сотрудники получают возможность централизованно администрировать KPI и контролировать процесс. После прохождения согласования система автоматически рассчитывает итоговые показатели и позволяет сформировать отчет в принятой корпоративной форме.

В результате вместо разрозненных действий появляется единый цифровой процесс: 

постановка KPI → фиксация результатов → подтверждение → согласование → расчёт → отчётность.

Почему пришлось доработать оргструктуру Битрикс24

Автоматизация KPI тесно связана с организационной структурой. Чтобы система могла корректно определять участников согласования, цифровая структура должна соответствовать реальной иерархии управления. В этом проекте стандартных возможностей Битрикс24 оказалось недостаточно.

Организационная модель компании предполагала ситуации, когда один руководитель отвечает сразу за несколько подразделений. Поэтому мы доработали стандартную структуру портала и добавили возможность учитывать такие связи. В результате Битрикс24 корректно отображает сложную структуру управления, а ее данные можно использовать в автоматизированных процессах, включая согласование KPI.

Интеграция Битрикс24 с 1С и внутренними системами

Еще одно условие корректной работы модуля KPI — актуальные данные о сотрудниках и подразделениях. Чтобы не поддерживать их вручную сразу в нескольких системах, мы настроили интеграции с существующей ИТ-инфраструктурой компании. Из 1С:ЗУП в корпоративный портал автоматически передаются данные о сотрудниках, организационной структуре, кадровые сведения и информация об отпусках.

Также реализован обмен с 1С:Документооборот и интеграция с внутренней информационной системой. По API передаются актуальная структура подразделений и список сотрудников. Так Битрикс24 становится частью корпоративного ИТ-ландшафта, а не изолированной системой: необходимые данные синхронизируются автоматически, без повторного ручного ввода.

Что получила компания

Основным результатом стала не просто разработка нового функционала, а перенос процесса управления KPI в единое цифровое пространство. Теперь постановка показателей, фиксация результатов, подтверждающие документы и многоступенчатое согласование находятся внутри Битрикс24.

Компания получила единый процесс управления KPI с понятными статусами и маршрутами согласования. Итоговые показатели рассчитываются автоматически, а данные и документы хранятся централизованно. Одновременно портал учитывает реальную организационную структуру и автоматически получает необходимые кадровые данные из корпоративных систем.

Битрикс24 можно адаптировать под процессы компании

Стандартная функциональность корпоративного портала подходит не для каждого внутреннего процесса — особенно если в компании сложная организационная структура, собственные регламенты согласования и несколько информационных систем. В таких проектах Битрикс24 можно использовать как основу и расширять его под конкретные задачи бизнеса.

В этом кейсе мы объединили в одном корпоративном пространстве управление KPI, многоступенчатое согласование, сложную оргструктуру, интеграции с 1С и внутренними системами, а также сервисы для сотрудников.

Если вам тоже нужно автоматизировать KPI в Битрикс24 или адаптировать корпоративный портал под нестандартные внутренние процессы, команда Фьюжн может спроектировать и разработать решение под вашу бизнес-логику и существующую ИТ-инфраструктуру.

Все записи