Расстояние не помеха: как вести документооборот с удаленными сотрудниками
Работодатели все чаще сталкиваются с проблемным вопросом: как отправлять удаленным сотрудникам внутренние документы на подпись? Почта и курьерская доставка - инструмент не всегда надежный: письма с конфиденциальной информацией могут потеряться, попасть в чужие руки или будут идти до адресата несколько недель, а подпись нужна уже сейчас.
Проблему можно решить с помощью кадрового электронного документооборота (КЭДО). На данный момент существует большое количество систем, которые позволяют делиться документами между сотрудниками и руководством онлайн. Одни из самых популярных: СБИС, Контур Диадок, 1С. Системы различаются между собой по функционалу и наполнению, но задача у них одна - обеспечить удобный обмен документами внутри компании.
«Конечно, внутренние документы можно направить и по e-mail, особенность КЭДО заключается именно в электронно цифровой подписи (ЭЦП), - рассказывает Олег Елманов, генеральный директор ИТ-интегратора Fusion. Благодаря такой технологии сотрудник может не приезжать в офис, а ознакомиться со всеми бумагами онлайн и тут же подписать их».
Как все работает?
Компания выбирает наиболее удобную систему электронного документооборота. Далее, чтобы сотрудники начали пользоваться инструментарием, сотруднику необходимо подписать согласие на КЭДО. Это единственный физический документ, скан которого загружается в систему. Дальше весь процесс работы внутри компании можно построить через электронный документооборот. Прием на работу, переводы, любые локальные нормативные акты, заявление на отпуск можно направлять через КЭДО, который на 100% заменяет бумажный документооборот.
«Несмотря на то, что офис нашей компании расположен в Москве, удаленные сотрудники живут в разных городах России: от Нижневартовска и Тюмени до Калининграда. Именно благодаря КЭДО наш внутренний документооборот оперативен, прозрачен и прост», - обращает внимание Олег Елманов.КЭДО и интранет-портал компании
Чтобы сотрудник не переключался между системами и все кадровые и административные вопросы решал в одном окне, КЭДО можно интегрировать в HR-портал, например, на базе Битрикс24. Портал, как правило, представляет собой единую точку входа для всех информационных систем и аккумулирует всю информацию. Так сотрудник сможет большинство задач, связанных с внутренним ЭДО, компании решать в портале, не переключаясь в систему КЭДО.
Например, работник хочет оформить заявление на отпуск. Как правило, в каждой компании есть процесс согласования дат отсутствия с руководителями и кадровой службой. При этом запускается бизнес-процесс по заданному сценарию. После подтверждения руководителем формируется заявление на отпуск, передается в КЭДО и подписывается ЭЦП. Похожим образом можно проводить ознакомление сотрудников с новыми нормативными актами, оформлять служебные записки на командировку и иные документы. С помощью портала сотрудник сможет отследить, кто из коллег пропустил уведомление о задаче и напомнит ему в чате.