Зачем компаниям корпоративный портал — и почему без него бизнес начинает терять людей
Зачем компаниям корпоративный портал — и почему без него бизнес начинает терять людей
Еще недавно корпоративный портал в компаниях воспринимался как «внутренний сайт»: новости, документы и фотографии с новогоднего корпоратива. Сегодня ситуация изменилась. На фоне кадрового дефицита, выгорания и постоянной перестройки бизнес-процессов интранет стал для бизнеса почти такой же базовой инфраструктурой, как CRM или ERP.
Причина проста: компании больше не конкурируют только продуктами. Они конкурируют скоростью коммуникаций, качеством внутренних процессов и способностью удерживать людей.
По данным многих исследований, в половине российских компаний за последний год выросла текучка персонала, а 77% работодателей связывают это с выгоранием сотрудников. В ряде компаний текучесть уже превышает 25%. И это уже не HR-проблема. Это вопрос устойчивости бизнеса.
Почему интранет становится частью цифровой трансформации
Еще несколько лет назад корпоративные порталы считались второстепенной системой. Сейчас они становятся точкой сборки всех внутренних процессов. Особенно в крупных и быстрорастущих компаниях.
Потому что цифровая трансформация — это не только автоматизация продаж или финансов. Это еще и управление внутренней средой компании:
— знаниями;
— коммуникациями;
— обучением;
— адаптацией;
— вовлеченностью;
— сервисами для сотрудников.
Именно поэтому HRM-платформы сегодня становятся частью стратегии роста бизнеса, а не просто HR-инструментом.
Когда компания перестает помещаться в чаты
Почти у каждой растущей компании наступает момент, когда мессенджеры, почта и Excel перестают справляться.
Знакома ситуация, когда HR просит руководителей присылать заявки на подбор «в свободной форме», а новичкам отправляют ссылки на документы в мессенджере, забывая, кому и когда их отправляли. А еще все согласования отпусков идут в переписках, инструкции хранятся «где-то на диске», сотрудники задают одни и те же вопросы в поисках информации.
По мере роста компании отсутствие автоматизации процессов начинает приводить к потерям:
— замедляется адаптация;
— растет нагрузка на HR;
— сотрудники теряются в информации;
— руководители тратят время на операционку;
— новички увольняются раньше, чем начинают приносить результат.
Особенно это заметно в распределенных командах, ритейле, производстве, логистике и IT — там, где сотрудники физически находятся в разных местах, а бизнесу важно сохранить единое информационное поле.
Корпоративный портал сегодня — это не «новостная лента»
Современный HRM- и интранет-портал — это фактически цифровая среда компании.
Через него сотрудник:
— проходит онбординг;
— обучается;
— ставит и отслеживает цели;
— получает сервисы;
— оформляет заявки;
— взаимодействует с руководителем;
— участвует в жизни компании;
— понимает, что вообще происходит внутри бизнеса.
А компания получает главное — прозрачность процессов. Именно поэтому внедрение порталов сегодня все чаще инициирует не HR, а бизнес.
К примеру, наш клиент — OLDOS GROUP, один из ведущих производителей детской верхней одежды и обуви, после внедрения корпоративного портала отмечает, что работа команд стала более прозрачной, а коммуникация между сотрудниками и подразделениями — быстрее и эффективнее. В компании также подчеркивают удобство единой цифровой среды и автоматизацию HR-процессов, которые позволили сократить объем ручной работы. Советуем прочитать кейс целиком.
Самая недооцененная функция портала — адаптация
Во многих компаниях адаптация до сих пор строится по принципу: «посиди рядом с коллегами — разберешься». Проблема в том, что современный сотрудник работает в совершенно другой информационной среде. Особенно если это удаленный или гибридный формат. Когда у новичка нет понятного маршрута, он медленнее включается в работу, чаще ошибается и сильнее выгорает, а следовательно, начинает искать другую работу.
Поэтому сегодня компании все чаще автоматизируют онбординг: создают маршруты адаптации, программы обучения и тестирования, базы знаний и карты офиса, четкие и понятные критерии прохождения испытательного срока. Вместо хаотичного потока информации сотрудник получает понятную систему.
Именно такие задачи решаем мы в компании для наших клиентов: помогаем объединить офис, розницу и складские подразделения в единое пространство — с прозрачной структурой, адаптацией, обучением и корпоративными коммуникациями. Фактически портал становится внутренней экосистемой компании, а не просто набором HR-разделов.
Одним из таких кейсов является корпоративный портал компании «Снежная Королева». В кейсе мы собрали основные задачи и решения, поделились эффективностью внедрения портала. Марина Потанина, руководитель отдела корпоративной культуры и внутренних коммуникаций компании «Снежная Королева», поделилась своим впечатлением от создания корпоративного портала на базе Битрикс24:
«Для нашей компании корпоративный портал — это единое цифровое пространство, которое объединило сотрудников всех подразделений и регионов. Он стал основой внутренних коммуникаций: новости, ценности, структура компании и сервисы теперь доступны в одном месте. Это важно, чтобы каждый сотрудник ощущал себя частью большой компании и понимал цели и направления развития бренда. Хочу отметить, что внутренние коммуникации стали более прозрачными и управляемыми».
Почему портал помогает удерживать сотрудников
Есть важный момент, который компании часто недооценивают: люди хотят быть частью системы, а не просто исполнителями задач. Сотрудники должны понимать стратегию развития компании, какие возможности для карьерного роста у них есть, как оценивается их вклад в общее дело. Осознавая это, сотрудники становятся более лояльными.
Корпоративный портал позволяет создавать сообщества, публиковать новости, премировать сотрудников знаками отличия, внедрять инструменты геймификации и управления инициативами. А еще корпоративный портал — это источник аналитики корпоративной среды, так как в нем можно проводить опросы.
Еще один значимый для нас кейс — компания АО «БАРС Груп»: корпоративный портал с геймификацией, с помощью которого текучесть кадров снизилась на 14,8%, а корпоративная культура стала более открытой и вовлекающей.
И на фоне выгорания это становится критически важным. Исследования последних лет показывают прямую связь между качеством внутренних коммуникаций, вовлеченностью и удержанием сотрудников.
А что если «у нас нет ресурсов вести портал»?
Наверное, это главный страх компаний перед внедрением. На практике хороший портал не требует отдельной редакции или ежедневного производства контента. Потому что его ценность — не в количестве новостей. Главное — встроить портал в реальные процессы компании.
— HR ведет адаптацию;
— руководители работают с задачами и KPI;
— сотрудники используют сервисы;
— обучение интегрируется через LMS;
— база знаний пополняется внутри команд.
То есть портал начинает жить не как «отдельный проект», а как рабочая среда. И именно тогда появляется главный эффект — компания перестает терять время на внутренний хаос.
Пора внедрять корпоративный портал
Корпоративный портал давно перестал быть «внутренним сайтом компании». Сегодня это инфраструктура, которая помогает компаниям быстрее адаптировать сотрудников и снижать текучесть, сохранять знания, выстраивать коммуникации, а главное — автоматизировать рутину и масштабироваться без управленческого хаоса.
И чем сложнее становится рынок труда, тем заметнее разница между компаниями, где внутренние процессы выстроены системно, и теми, где всё по-прежнему держится на чатах, почте и человеческой памяти.
Команда Фьюжн помогает внедрять и развивать корпоративные порталы для компаний из разных сфер бизнеса. Мы адаптируем бизнес-процессы и инструменты под задачи компании, помогаем сотрудникам быстрее освоить новую цифровую среду и обеспечиваем стабильную и бесперебойную работу системы.