Зачем внутри корпоративного портала карта офиса и как она помогает сотрудникам

В крупной компании вопрос «А где это находится?» возникает гораздо чаще, чем кажется. Где сидит нужный сотрудник? На каком этаже находится отдел? Как найти переговорную? Где кухня, серверная, HR или кабинет руководителя?

Особенно много таких вопросов появляется у новых сотрудников в первые недели работы, а также у коллег, которые работают в гибридном формате и бывают в офисе не каждый день.

Обычный план этажа решает проблему лишь частично. Поэтому одной из ключевых доработок корпоративного портала, которую мы реализуем во Фьюжн, стал модуль «Карта офиса» — интерактивная схема офисного пространства, связанная с сотрудниками, подразделениями и инфраструктурой компании.

Что такое интерактивная карта офиса

Интерактивная карта офиса — это цифровой план помещений компании, встроенный непосредственно в корпоративный портал. В отличие от статичной схемы здания, карта становится частью внутренней информационной системы: по ней можно искать людей и объекты, переключаться между этажами и быстро понимать, куда нужно идти.

Сотруднику не приходится изучать план помещения или спрашивать коллег. Достаточно открыть карту на портале и найти нужного человека, подразделение или помещение.

Для компаний с несколькими этажами, корпусами или офисами такая функциональность может стать полноценным инструментом навигации по рабочему пространству.

Что умеет модуль «Карта офиса»

Функциональность карты проектируется под конкретную компанию и структуру ее офиса. В базовом варианте она позволяет:

• быстро найти сотрудника и увидеть его рабочее место или зону, где располагается команда;

• посмотреть расположение подразделений — например, HR, бухгалтерии, отдела продаж, разработки или технической поддержки;

• переключаться между этажами и ориентироваться даже в большом офисном комплексе;

• находить переговорные, кабинеты и служебные помещения;

• отмечать на плане кухни, зоны отдыха, гардеробные, ресепшен, санитарные комнаты и другую инфраструктуру;

• размещать важные объекты — например, аптечки, принтеры, технические помещения и точки обслуживания.

При необходимости возможности карты можно расширять. Например, связать рабочее место с карточкой сотрудника, добавить фильтрацию по подразделениям или категориям объектов, отображать информацию о переговорных.

Главное преимущество такого подхода — карта существует не отдельно от корпоративной среды, а становится частью портала и повседневных сценариев сотрудников.

Как работает поиск сотрудника на карте офиса

Представим обычную ситуацию. Сотруднику нужно лично обсудить вопрос с коллегой из другого подразделения. Он знает имя человека, но не знает, где тот находится.

Вместо переписки «Ты где сидишь?» сотрудник открывает корпоративный портал, находит коллегу и видит его расположение на карте офиса.

Для большой компании это небольшая функция, которая экономит время десятков или сотен людей. Особенно заметен эффект там, где работают тысячи сотрудников, несколько подразделений занимают разные этажи, а структура офиса регулярно меняется. Интерактивная карта превращает физическое пространство компании в понятную часть цифровой рабочей среды.

Карта офиса как инструмент адаптации новых сотрудников

Отдельное значение карта имеет при онбординге и адаптации сотрудников.

В первый рабочий день человеку приходится одновременно знакомиться с коллегами, внутренними системами, процессами и самим офисом. В небольшом помещении запомнить расположение основных зон несложно. В центральном офисе на несколько этажей задача становится значительно труднее.

Интерактивная карта помогает новичку самостоятельно найти нужный отдел, переговорную, рабочее место коллеги, кухню или другую офисную зону. Это снижает количество бытовых вопросов к HR, руководителю и коллегам и дает новому сотруднику больше самостоятельности с первых дней.

По нашему опыту, именно крупные компании особенно высоко оценивают эффективность карты на этапе адаптации сотрудников: чем больше офис, количество подразделений и людей, тем выше практическая ценность понятной внутренней навигации.

Не только для новичков: зачем карта действующим сотрудникам

Навигация нужна не только в первый день работы. Современные офисы постоянно меняются: команды переезжают, подразделения расширяются, появляются новые переговорные и функциональные зоны.

Кроме того, гибридный формат работы привел к ситуации, когда сотрудник может хорошо знать собственную часть офиса, но почти не ориентироваться на другом этаже или в соседнем корпусе.

Поэтому карта офиса становится своеобразным цифровым справочником пространства компании. Открыл корпоративный портал, ввел имя сотрудника или название подразделения — и сразу понятно, куда идти.

Интерактивная карта или обычная схема офиса?

Статичный план этажа показывает стены, кабинеты и помещения. Но для корпоративного портала этого обычно недостаточно.

Ценность интерактивной карты появляется благодаря данным и поиску. Пользователь ищет не условный «кабинет 703», а то, что ему действительно нужно: конкретного сотрудника, отдел, переговорную или объект инфраструктуры.

Поэтому разработка карты офиса — это не просто перенос архитектурного плана в браузер. Необходимо продумать структуру данных, интерфейс, масштабирование, поиск, переключение этажей и связь с информацией корпоративного портала.

Если компания занимает несколько зданий, можно построить навигацию по принципу офис → корпус → этаж → зона → рабочее место. Для пользователя при этом взаимодействие с системой остается простым.

Какие возможности можно добавить

Интерактивная карта может развиваться вместе с корпоративным порталом. В зависимости от задач компании в нее можно добавить бронирование переговорных и рабочих мест, отображение доступных помещений, маршруты до нужной зоны, фильтры по отделам, связь с телефонным справочником и профилями сотрудников.

В компаниях с гибкими рабочими местами карта может использоваться уже не только для навигации, но и как интерфейс взаимодействия с офисом: найти свободное место, выбрать переговорную или понять, где сегодня располагается команда.

При этом набор функций не должен быть одинаковым для всех. Для одной организации главное — поиск сотрудников, для другой — навигация между десятками подразделений, для третьей — управление гибридным офисом.

Именно поэтому подобные решения эффективнее проектировать исходя из реальных процессов конкретной компании.

Зачем карта офиса бизнесу

На первый взгляд карта офиса может показаться дополнительной функцией корпоративного портала. На практике она решает вполне прикладную задачу — сокращает путь сотрудника от вопроса «Где это находится?» до действия.

Это особенно важно для компаний с большим штатом, сложной офисной инфраструктурой, несколькими этажами или корпусами, гибридным режимом работы и регулярным наймом новых специалистов.

В результате сотрудники быстрее ориентируются в пространстве, новичкам проще проходить адаптацию, а корпоративный портал становится не просто местом публикации новостей и документов, а рабочим инструментом, связанным с реальной жизнью офиса.

Во Фьюжн мы разрабатываем интерактивные карты офисов по индивидуальным требованиям компании. Учитываем планировку, этажность, структуру подразделений, количество сотрудников, сценарии поиска и особенности уже существующего корпоративного портала.

Карта может быть как относительно простой — с этажами, отделами, сотрудниками и переговорными, — так и частью более сложной цифровой инфраструктуры офиса.

У нас есть большой опыт разработки корпоративных решений для компаний с разной организационной структурой и масштабом. Многие наши клиенты отмечают высокую эффективность карты именно на этапе онбординга и адаптации сотрудников, а в крупных компаниях инструмент продолжает приносить пользу и после завершения адаптационного периода.

Если в вашем офисе регулярно звучат вопросы «Где сидит этот сотрудник?», «На каком этаже этот отдел?» или «Где находится переговорная?», возможно, ответы на них уже стоит перенести в корпоративный портал.

Наша команда может разработать такую карту под структуру и задачи вашей компании — от интерактивного плана одного этажа до системы навигации по крупному офису с сотрудниками, подразделениями и корпоративной инфраструктурой.

Все записи