Корпоративный портал "Cloudwatcher"

Корпоративный портал "Cloudwatcher"

Дата внедрения: январь 2011 года

Отрасль: Услуги

Продукт: Битрикс24. Коробочная версия

Описание компании:

Лаборатория социальных инноваций Cloudwatcher реализует собственные масштабные проекты и программы помощи социально незащищенным слоям населения, аккумулируя усилия местных сообществ, представителей бизнеса и власти, волонтеров и малых предпринимателей.

Благодаря собственным разработкам Лаборатория за несколько лет стала крупнейшим российским интегратором гуманитарной помощи, сформировав уникальную для страны инфраструктуру ее сбора и распределения. Только за 2011 год благодаря Cloudwatcher помощь получило более 1 миллиона россиян, при этом было распределено товаров на сумму более чем 180 миллионов рублей.

Другое направление деятельности Cloudwatcher – развитие культуры добровольчества и поощрение волонтерской деятельности в России. Лаборатория ведет исследовательскую деятельность и способствует развитию социального предпринимательства в России.

О ситуации

Специфика работы Лаборатории заключается в том, что ее представители одновременно ведут огромное число проектов с массой партнеров - корпорациями, волонтерами и благополучателями. Так, почти 21 тысяча добровольцев стала участниками волонтерских, социальных и благотворительных проектов Cloudwatcher только в 2011 году. К настоящему моменту в благотворительную работу благодаря Лаборатории вовлечено уже 67 коммерческих и более 50 некоммерческих организаций России, и это число постоянно растет. Менеджеры Cloudwatcher участвуют в реализации множества краткосрочных задач и отслеживают большое количество операций по долгосрочным проектам.

О ключевых целях и задачах внедрения

Естественно, что к 2011 году у руководства и сотрудников назрела необходимость в том, чтобы увидеть и оценить общую картину работы компании. Cloudwatcher нужно было получить информацию о текущем состоянии проектов, ходе реализации тех или иных задач, загруженности конкретных сотрудников каждого отдела и всей компании в целом. Кроме того, Лабораторию интересовала общая систематизация работы, в том числе – разработка технологии ведения проектов и получение полной отчетности по каждому из них.

О выборе платформы

Использование инструментов и сервисов корпоративного портала в работе Cloudwatcher было идеей руководства компании.







«При выборе продукта нас привлекло то, что в Корпоративном портале от «1С-Битрикс» есть не просто таск-менеджер, а есть инструменты управления задачами и CRM-система, изначально связанные друг с другом. Создание задач прямо из CRM, использование бизнес-процессов для обработки первичных, неявных пока контактов, возможность отправлять письма сразу нескольким партнерам из общего списка или ставить задачу сразу нескольким сотрудникам – вот неполный перечень того, что нам должно было пригодиться в работе. Поэтому наличие CRM-системы, интегрированной с таск-менеджером, и стало одним из решающих факторов при выборе платформы. Также большое значение для нас имеет гибкость продукта – возможность его доработок «под себя», – рассказывает Валерий Мифодовский, генеральный директор Cloudwatcher.





CRM-система + task-manager

CRM-система позволяет менеджеру компании без лишних затрат времени и усилий вести базу предприятий, с которыми идет или только планируется сотрудничество, – фиксировать абсолютно все события (звонки, письма, встречи), связанные с этим партнером или контрагентом и планировать свою деятельность по взаимодействию с контрагентом. Важнейшим преимуществом CRM в «1С-Битрикс: Корпоративный портал» является то, что эта система управления взаимоотношениями с клиентами и партнерами уже интегрирована с задачами, бизнес-процессами, почтой и календарем каждого сотрудника, который ей пользуется.

Таймменеджмент 2.0

Система учета рабочего времени «без проходной» позволяет сотрудникам любого отдела или компании с любым графиком работы отмечать начало и конец рабочего дня, перерывы (даже на чашку кофе) и время отсутствия на работе. Также она дает возможность работать с календарями, планировать собрания, учитывая занятость других участников, составлять список задач и отчет за день. Причем отчет по рабочему времени возможен не только за рабочий день, но и за неделю, и за месяц. В любой момент руководитель может увидеть всю информацию по своим сотрудникам – их планы на день или на более длительный срок, их отчеты за прошедшие дни, недели или месяцы. А отдел кадров или бухгалтерия могут использовать отчет по рабочему времени, например, для формирования табеля заработной платы.

Быстрая доработка продукта

Гибкость платформы и возможность быстрой доработки стандартных компонентов продукта под нужды того или иного проекта, несомненно, является одним из самых важных свойств платформы «1С-Битрикс: Корпоративный портал». Эти качества существенно сокращают общее время создания ресурса и, без преувеличения, делают его во многом уникальным.

Качественная техническая поддержка

Компания «1С-Битрикс» уделяет большое внимание обучению пользователей и качеству работы своей технической поддержки. Инженерам технической поддержки можно задать любой вопрос, связанный с установкой, настройкой и работой продуктов компании, производительностью проекта, интеграцией продуктов «1С-Битрикс» с другими системами – например с «1С» и т.д. «Техническая поддержка «1С-Битрикс» всегда быстро и по делу отвечает на вопросы», – оценивает Валерий Мифодовский работу инженеров службы с представителями Cloudwatcher.

Ход и результаты внедрения

Проект был внедрен в несколько итераций. Первично специалисты Fusion выполнили базовое внедрение, развернув и настроив стандартный функционал корпоративного портала. После этого мы выполнили ряд доработок в соответствии с пожеланиями заказчика. Например, доработка раздела «Отчет за неделю» и создание раздела «Все задачи».

Задачи 2.0: внимание, контроль и эффективность

Сегодня корпоративный портал используется в Cloudwatcher еще и как инструмент для постановки и распределения задач и проектов в коллективе Лаборатории, а также для контроля над состоянием дел, отслеживания статусов проектов и определения эффективности сотрудников, отделов и компании в целом. К тому же благодаря доработке Fusion раздела «Все задачи», руководство компании теперь имеет возможность просматривать все задачи компании одновременно – отфильтровав их по конкретным исполнителям и постановщикам задач. Это позволяет топ-менеджерам не просто иметь под рукой общую «карту проектов», свериться с которой можно в любой момент, но и получить четкое представление о том, какие проекты находятся в ведении того или иного сотрудника, с какой скоростью они продвигаются и каковы их результаты.

Задачи 2.0

Задать темп по sms

Так как режим работы сотрудников предполагает активную и постоянную работу вне офиса – командировки, тренинги, конференции, волонтерские мероприятия и т.п. – было принято решение внедрить sms-оповещения о поставленных на корпоративном портале задачах.

Оповещения устроены таким образом, что только в случае, если сотрудник находится вне офиса (т.е. вне системы), а ему в это время ставится задача – отправляется sms-сообщение, в котором указывается название задачи, фамилия постановщика и ссылка на задачу на корпоративном портале

Таймменеджмент 2.0

Интерфейс «Рабочий день» помогает сотрудникам проще и четче планировать задачи и события на день, отмечать начало и конец рабочего дня, составлять отчет за день. В соответствии с введенной информацией система учитывает рабочее время каждого сотрудника и выводит его общее количество в отчете по отработанному времени для руководства. Перерывы на кофе и на обед, а также выезды из офиса на внешние встречи тоже учитываются.

Помимо этого, доработка «Отчетов за неделю», произведенная специалистами Fusion, позволяет сотрудникам Cloudwatcher готовить еженедельный отчет для руководства буквально «в один клик». Отчет каждого содержит исчерпывающую информацию о задачах за прошедшую неделю, именем и должностью постановщика задачи, комментариями сотрудника и затраченным на выполнение задачи временем.

Здоровые внутренние коммуникации

В Лаборатории корпоративный портал используют, в том числе, и для внутренних коммуникаций. Благодаря его сервисам и инструментам у каждого члена команды всегда есть доступ к информации и документам общего пользования: актуальным логотипам и официальным бланкам компании, банковским реквизитам и т.д. Это очень ускоряет рабочий процесс, как и «Телефонный справочник компании», который избавляет всех и каждого от судорожного поиска основных и резервных контактов коллег.

Структура справочника помогает мгновенно найти нужный телефон – по нескольким цифрам номера, по адресу электронной почты или Ф.И.О. А если указать подразделение и выбрать «Мой офис» или статус «В онлайне», то результаты поиска значительно сужаются. Кстати, результаты поиска можно экспортировать в Excel и, если нужно, синхронизировать с Outlook и CardDAV.

Мобильность в квадрате

Совсем недавно компания запустила мобильную версию корпоративного портала, позволяющую сотрудникам работать с ресурсом, в том числе и с мобильных устройств. Просмотр «живой ленты» и календарей, работа с документами, задачами, получение и отправка сообщений – все это команда Cloudwatcher теперь может делать и в дороге, и на встречах, и в командировках. Развитые мобильные коммуникации дают сотрудникам дополнительное время, возможности и преимущества, увеличивают скорость передачи информации и сокращают время принятия важных решений


Живая лента

Экстранет: оперативное взаимодействие с партнерами

Более того, в эксплуатацию недавно был запущен «Экстранет» корпоративного портала, который в скором времени позволит менеджерам Лаборатории работать над проектами совместно с партнерами – ставить задачи, вести переписку, обмениваться документами. Важно то, что связь с внешними пользователями, благодаря «Экстранету» осуществляется конфиденциально – без доступа к внутрикорпоративной информации.

«Экстранет» – это специально созданная «общая территория» для более эффективного сотрудничества с определенными компаниями. Мы рассчитываем, что это «перекрестное пространство» станет для нас и наших партнеров одним из самых востребованных инструментов работы», – говорит Мифодовский.


Правильная атмосфера

Информация о днях рождения сотрудников и их достижениях, отмеченных в разделе «Доска почета», дает возможность каждому внести свой вклад в отношения в коллективе – вовремя поздравить или похвалить коллегу, преподнести ему небольшой подарок по случаю дня рождения или завершения сложного проекта. Ведь все это делает атмосферу в офисе более теплой и помогает самым разным людям взаимодействовать намного продуктивнее. А для компании, занятой развитием отношений человека и общества, в глобальном смысле, – сохранять правильный настрой внутри особенно важно.

Новости компании

Новостная лента помогает сотрудникам Cloudwatcher всегда оставаться в курсе того, чем живет компания. Постоянные выезды и рабочие встречи, так или иначе, не дают им полной и своевременной информации о появившихся у коллег крупных партнерах, внутренних событиях в компании, новых кадровых назначениях и т.п. Лента новостей же восполняет эти пробелы и позволяет команде всегда оставаться внутри общего инфокоммуникационного пространства компании.


Новости компании

График присутствий и...ключи от офиса

Еще одно интересное решение проекта, разработанное Fusion, – связь «Графика присутствий» и магнитных ключей от офиса с корпоративным порталом. Оно дает руководству компании информацию о присутствии сотрудников в офисе в текущий момент, позволяет отслеживать их занятость и служит дополнительным ориентиром в графике того или иного специалиста.

График присутствий

Техническая информация

  • «1С-Битрикс: Корпоративный портал»
  • Сопровождение интранет-ресурса: Fusion

Планы по развитию проекта

Сегодня Лаборатория работает над «Банком Заслуг». Это новая, ключевая для компании технология, позволяющая объединять людей, занятых благотворительностью в сообщества, а также помогающая им самостоятельно выявлять приоритеты, аккумулировать ресурсы и добиваться поставленных целей.

«В ближайшее время у нас откроется удаленный офис компании для работы с «Территориальным Банком Заслуг». Поэтому мы возлагаем большие надежды на корпоративный портал еще и как на инструмент эффективной работы с удаленными сотрудниками. Также в дальнейшем мы планируем интеграцию нашего интранет-ресурса с программным обеспечением социальной сети «Банка Заслуг», разработанной Cloudwatcher», – говорит Мифодовский.

Отзыв заказчика о проекте

«Впечатления от работы с Fusion и со службой технической поддержки «1С-Битрикс» самые приятные. Специалисты Fusion с пониманием относятся к нашим желаниям и подсказывают, как их лучше реализовать – это очень ценно. Важно отметить также оперативность, с которой и специалисты компании-интегратора, и инженеры техподдержки «1С-Битрикс» реагируют на наши вопросы и исправляют неполадки», – отмечает Валерий.

Отзыв заказчика о продукте «1С-Б итрикс: Корпоративный портал»

«На наш взгляд, «1С-Битрикс: Корпоративный портал» – сейчас продукт более зрелый, чем, скажем, даже год назад. Последние доработки в одиннадцатой версии, а именно в системе управления задачами, в CRM, календарь, который интегрируется с календарем в мобильных устройствах, мобильная версия портала и доработки в некоторых других важных сервисах сделали его более удобным, логичным и целостным», – считает Мифодовский.


Все кейсы