Корпоративный портал для сети медицинских клиник K+31

К+31 — сеть многопрофильных медицинских центров полного цикла. Компания активно развивает региональное присутствие и объединяет распределенную команду сотрудников в единой экосистеме медицинских и управленческих процессов.

На момент реализации проекта в компании работали более 4 200 сотрудников в 38 регионах России. Быстрый рост сети потребовал перехода от разрозненных инструментов к единой цифровой среде для управления коммуникациями, KPI и HR-процессами.

Что было до внедрения

На момент старта проекта сеть клиник активно масштабировалась: росло количество сотрудников, подразделений и внутренних процессов. Для поддержки операционной деятельности использовался ряд проверенных инструментов — электронная почта, Excel, локальные базы документов и отдельные сервисы для коммуникации и постановки задач.

По мере роста компании возникла потребность объединить эти процессы в единое цифровое пространство и повысить прозрачность взаимодействия между подразделениями. Особое внимание требовалось уделить управлению KPI, согласованию целей и автоматизации HR-процессов.

Дополнительной особенностью компании являлась матричная структура управления, при которой сотрудники взаимодействуют сразу с несколькими руководителями и функциональными направлениями. Это требовало более гибкой и централизованной системы координации процессов.

Перед компанией стояли задачи:

• ускорить согласование KPI;
• сократить объем ручной обработки данных;
• централизовать хранение регламентов и внутренних материалов;
• повысить удобство коммуникации между регионами и подразделениями;
• создать единое цифровое пространство для сотрудников.

На момент запуска проекта:

• согласование KPI занимало 10–12 рабочих дней;
• цикл начисления премий достигал 5 рабочих дней;
• значительная часть HR-процессов требовала ручной обработки;
• внутренние сервисы и базы знаний были распределены между несколькими системами.

Для дальнейшего масштабирования бизнеса компании требовалась единая корпоративная платформа, способная поддерживать рост сети без увеличения административной нагрузки.

Цели и задачи проекта

Перед командой стояла задача создать единый корпоративный портал на базе Битрикс24, который объединит коммуникации, KPI, базу знаний и HR-процессы в единую систему.

Ключевые цели проекта:

• сократить сроки согласования KPI минимум в 2 раза;
• снизить трудозатраты HR-службы не менее чем на 50%;
• автоматизировать передачу данных в 1С: Зарплата и управление персоналом;
• создать единое цифровое пространство для распределенной команды;
• обеспечить прозрачность процессов при матричной структуре управления;
• добиться активного использования портала не менее чем 90% сотрудников.

Этапы реализации

Единое цифровое пространство

На базе корпоративного портала были объединены:

• новости компании;
• рабочие группы;
• корпоративные чаты;
• видеозвонки;
• региональные сообщества;
• сервис-деск;
• база знаний;
• личные кабинеты сотрудников.

Главная страница портала стала единым центром внутренних коммуникаций и доступа к сервисам компании.

Личный кабинет сотрудника
Лента новостей

Автоматизация KPI

Для управления KPI был разработан отдельный модуль на базе возможностей Битрикс24.

Решение позволило:

• фиксировать KPI в цифровом формате;
• автоматизировать маршруты согласования;
• контролировать сроки выполнения;
• отображать показатели в личных кабинетах сотрудников;
• формировать автоматические отчеты для руководителей и HR.

Визуализация прогресса реализована через Kanban-доски, шаблоны задач и персональные дашборды.

Рабочий стол сотрудника
Персональный дашборд

Интеграции и бизнес-процессы

Для исключения ручного ввода данных были реализованы интеграции с:

• 1С: Зарплата и управление персоналом — автоматическое начисление премий и синхронизация данных сотрудников;
• Microsoft Exchange — уведомления и работа с календарями;
• Active Directory — централизованная авторизация и управление доступами.

Дополнительно были настроены:

• автоматические уведомления о дедлайнах;
• роботы для обработки повторяющихся процессов;
• маршруты согласования документов и KPI;
• сервис технической поддержки для HR- и IT-заявок.

Работа с документами и знаниями

В портале была создана единая структура хранения:

• регламентов;
• инструкций;
• шаблонов;
• методических материалов.

Сотрудники получили быстрый доступ к актуальной информации, а HR-служба — единый инструмент для адаптации и сопровождения персонала.

Дополнительные кастомные решения

В рамках проекта команда реализовала ряд собственных разработок:

• модуль KPI с интеграцией в личный кабинет сотрудника;
• автоматизированные HR-отчеты;
• модуль бронирования переговорных комнат;
• методических материалов;
• персонализированные дашборды для сотрудников и руководителей.

План развития

После успешного внедрения корпоративного портала компания продолжает развитие цифровой HR-экосистемы.

В план развития входят:

• расширение аналитики KPI;
• развитие базы знаний;
• дальнейшая автоматизация HR-процессов;
• развитие сервис-деска;
• внедрение новых инструментов вовлеченности сотрудников;
• масштабирование функциональности портала под дальнейший рост сети клиник.

Выводы

В результате проекта компания получила масштабируемую цифровую платформу, объединяющую коммуникации, KPI и HR-процессы в единую систему.

Ключевые результаты проекта:

• сроки согласования KPI сократились с 10–12 до 4 рабочих дней;
• трудозатраты HR на обработку KPI снизились более чем на 60%;
• цикл начисления премий сократился с 5 до 1–2 рабочих дней;
• через 3 месяца после запуска 96% сотрудников ежедневно использовали портал;
• срок адаптации новых сотрудников сократился с 3 до 2 месяцев;
• текучесть на испытательном сроке снизилась с 22% до 11%;
• количество типовых обращений в HR уменьшилось примерно на 32%;

Проект позволил компании выстроить прозрачную и управляемую цифровую среду для распределенной команды и обеспечить дальнейший рост бизнеса без пропорционального увеличения административной нагрузки.