Корпоративный портал с модулем KPI для «МедИнвестГрупп» — одного из крупнейших медицинских холдингов в стране

Описание компании

«МедИнвестГрупп» занимается инвестиционной деятельностью в сфере медицины. Компания работает на территории 28 субъектов Российской Федерации. Численность персонала — 4200 человек.
В составе компании 37 медицинских проектов. В том числе 28 центров ПЭТ и КТ-диагностики, четыре центра лучевой терапии, три многопрофильных медцентра и два центра амбулаторной онкологической помощи.
В период с 2018 по 2022 год средний темп роста выручки составил 37%, средний темп роста по количеству оказанных услуг — 33%.

Проблематика

С 2018 по 2022 год штат компании увеличивался в среднем на 100 человек в месяц. Одни предприятия в составе «МедИнвестГрупп» открывались с нуля, другие приобретались.
«Корпоративный портал играл ключевую роль при объединении всех подразделений в единое информационное пространство».
Татьяна Клименко, директор по персоналу «МедИнвестГрупп»

В 2021 году, резкий скачок роста компании сделал невозможным использование прежнего, «самописного» интранета. Потребовалось срочное внедрение нового корпортала.

В качестве основы для нового решения был выбран Битрикс24. Большинство необходимых функций в нем было доступно «из коробки», что позволяло быстро развернуть новый корпортал. ИТ-интегратор Fusion завершил проект за четыре месяца. Но фактически интранет на базе Битрикс24 был готов в рекордные сроки — на два месяца раньше.

Для ускорения перехода сотрудников на новый портал, компания отказалась от любых других инструментов, предназначенных для общения и постановки задач. Исключением стал Microsoft Outlook, куда приходят ссылки при появлении новой информации в интранете.

В 2023 году, на второй год использования портала «МедИнвестГрупп», доступный из коробки инструментарий составляет 70% функционала портала, и только 30% приходится на доработки. Компания особенно выделяет три блока: «База знаний», «Адаптация» и модуль KPI.

Создание блоков «База знаний» (каталог информации) и «Адаптация» (дорожная карта для старта работы на новой должности) не потребовало знаний в области IT. Они были созданы HR-отделом «МедИнвестГрупп» на основе стандартных инструментов Битрикс24.

Для растущего бизнеса было важно, чтобы итоги работы сотрудников подводились быстро и прозрачно. С этой целью Fusion разработал модуль KPI.

Управление KPI до появления модуля

Сотрудник составлял список целей в таблице Exсel и утверждал его с руководителем и HR-менеджером в формате устного общения и переписки.

В конце отчетного периода согласованные с руководителем результаты передавались кадровику, который обрабатывал данные вручную и начислял премии.

«Матричная структура» компании дополнительно усложняла и затягивала процесс: у некоторых сотрудников было несколько руководителей.

Задачи модуля KPI

• Ускорить согласование и утверждение целей

• Упростить контроль KPI и расстановку приоритетности целей

• Автоматизировать начисление премий по итогам выполнения KPI

Главная задача внедрения модуля — сократить временные затраты работников.

Выбор платформы

Новый модуль создавался на базе уже работающего портала Битрикс24. Возможность легкой интеграции с программой «1С: Зарплата и управление персоналом» Битрикс24 подтвердили целесообразность выбора.

Сроки работ

Корпортал Битрикс24: декабрь 2020 — апрель 2021 года.

Модуль контроля KPI: июнь 2021 — сентябрь 2021 года.

Этапы работ по внедрению модуля

• Автоматизация подготовки и согласования плана KPI, контроля за его выполнением, включая возможность корректировки задач, и составления отчета по итогам.

• Реализация механизма передачи данных на внешнюю учетную систему.

• Интеграция с «1С: Зарплата и управление персоналом» и Microsoft Exchange Server.

• Разработка модуля бронирования «переговорных комнат».

• Подключение доменных служб Active Directory.

Решение

Как работает модуль KPI

Руководитель поручает группе сотрудников составить KPI на определенный период, например, на квартал. Каждый из них получает уведомление на портале.

Сотрудник добавляет в модуль цели, оценивая каждую в процентах от общего объема.

Готовый план высылается на согласование нажатием кнопки. Руководитель утверждает его или возвращает на доработку.

Утвержденные KPI отображаются на доске канбан-доске в личном кабинете сотрудника и могут автоматически распределяться между соисполнителями.

После этого цели нельзя менять самостоятельно – потребуется новое согласование.

При наступлении дедлайна, сотрудник получает уведомление, отмечает выполненные цели и нажатием кнопки отправляет отчет руководителю.

Согласованные данные отправляются в программу «1С: Зарплата и управление персоналом» для начисления премии.

Результаты

«У нашего заказчика до перехода на Битрикс24 уже существовал портал. Это было самописное решение, которое было трудно поддерживать и развивать. Переход позволил перенести порядка 80% данных в стандартные модули Битрикс24.

При разработке индивидуального функционала мы используем в качестве базы платформу Битрикс24: создаем дизайн на стандартных стилях, используем встроенные функции и, конечно, данные из портала. Это сокращает время разработки на 25-50%.

Модуль KPI – это составная часть портала. Он непосредственно участвует в общем информационном контуре: портал передает данные, пользователи вносят информацию, модуль публикует отчеты и так далее.

Любой модуль внутри портала – это встроенное решение. Нет необходимости думать про авторизацию, интеграции, защиту данных».

Олег Елманов, генеральный директор ИТ-интегратора Fusion.

Пилотное использование решения проходило на протяжении квартала в управляющей компании «МедИнвестГрупп».

«После выполнения квартальных целей и подведения первых итогов сотрудники сразу поняли, как работает модуль, – все просто и логично».

Татьяна Клименко, директор по персоналу «МедИнвестГрупп».

В тестовый период время согласования KPI сократилось в два с половиной раза. После этого компания развернула решение во всех подразделениях в 38 регионах России.

В будущем решение позволит максимально автоматизировать процесс контроля и постановки KPI и будет развиваться.

В планах значится создание «банка целей», когда руководитель выбирает их из готового списка. Вес каждой цели в процентном соотношении от общего объема тоже может определяться автоматически.