Разработка проектного офиса для научного института

Описание компании

Один из ведущих научно-исследовательских институтов в России, по условиям договора мы не можем озвучивать его название.

Ситуация

В рамках своей деятельности организация реализует множество проектов, как научных, так и коммерческих. Один сотрудник может быть задействован на нескольких проектах. Как отследить его загруженность в режиме реального времени? Какие онлайн инструменты помогут увидеть всю информацию по проекту, в том числе бюджетные расходы, план-факт анализ по трудозатратам? Эти задачи были поставлены перед командой Fusion. 

Решение

Заказчику необходимо было создать систему управления проектами, которая бы автоматизировала работу сотрудников, а именно следующие бизнес-процессы:

- проектное управление;

- учет затрат рабочего времени сотрудников;

- формирование и вывод по запросу пользователя сводных отчетов.

Клиенту было внедрено и адаптировано решение Fusion: Проектный офис , содержащее следующие модули.

1. Паспорт проекта

Доступен руководителям проектов. Здесь содержится вся основная информация: плановая и целевая дата старта и завершения проекта, плановый и выполненный объем работ, бюджет и т.д.  В паспорте проекта руководитель может отследить историю изменений. Например, какие задачи были закрыты и каким сотрудником.  

В данном решении реализована следующая методология организации проектной деятельности: все проекты состоят из этапов, каждый этап состоит из работ, каждая работа состоит из задач. Не руководящим работникам для удобства использования проектного офиса доступен лишь функционал задач. Они видят сроки для каждой задачи, всю необходимую информацию, а также завершают ее после выполнения.

2.  Лист учета трудозатрат (ЛУТ)

Руководителям отделов важно понимать: на какие проекты сотрудники тратят свое время, кто сильно загружен, а кого можно добавить на новый проект. Для решения этой задачи был разработан модуль - лист учета трудозатрат. Как он работает?

В соответствии с производственным календарем организации, рассчитывается норма рабочих часов сотрудника в месяц. Далее из нее автоматически вычитаются те часы, в которые сотрудник отсутствовал по причине болезни, отпуска и т.д. Данная информация подтягивается из календаря отсутствий.

Сотрудник, занятый в проектной деятельности ежедневно, ведёт учет затраченного рабочего времени: отмечает, сколько часов он потратил на решение той или иной задачи. В конце месяца автоматически формируется итоговый отчет, в котором можно сопоставить плановые и фактические показатели по выработке. Дополнительно в такой отчет автоматически подтягиваются события из календаря: встречи, выступления.

Итоговые данные за месяц направляются на согласование линейному руководителю и руководителям проектов, в которых сотрудник принимает участие. После подписания Лист учета затрат (ЛУТ) считается принятым и направляется в архив. Далее формируется плановый ЛУТ на следующий месяц.

3. Отчеты 

Данный модуль помогает руководителям увидеть итоговые отчеты по проектам: всех участников, задействованные подразделения, итоговый бюджет, количество затраченных часов - план/факт и т.д.

Также доступны отчеты в разрезе подразделений организации. Данный функционал помогает оценить в режиме реального времени, в каких проектах задействовано то или иное подразделение, чтобы понять его загрузку, вовлеченность сотрудников, перераспределить задачи, если это необходимо, запланировать работу по новым проектам.

4. Бюджет

Руководители, исходя из плановых показателей по бюджетам и срокам, планируют загрузку сотрудников через бронирование времени на задачи. 

Особенностью реализации Проектного офиса для  НИИ являлось то, что показатели проекта (бюджет и сроки) могут измениться, когда работы уже стартовали. Руководителям в режиме реального времени необходимо оценивать текущие показатели и остатки бюджетов по  проекту,  с учетом изменившихся условий. С помощью модуля они видят, какой бюджет уже израсходован на проект, и в онлайн режиме могут скорректировать загрузку и задачи.

5. Производственный календарь

У сотрудников данного НИИ нестандартная норма часов, поэтому в данном решении был разработан собственный производственный календарь. В нем была учтена норма часов в день на сотрудника - 8.25, сокращенные дни - пятницы и предпразничные. 

Результат

В итоге, заказчику был разработан удобный проектный офис, в котором сотрудники не обременены сложным функционалом, большое количество ручной работы автоматизировано, для формирования отчетности необходимо вести задачи и корректно их закрывать, отмечая затраченное время. 

Руководителям проектов доступен расширенный функционал Проектного офиса, что упрощает получение всей информации по статусам проектов, по загруженности сотрудников и план-факт анализу в режиме реального времени.

По итогам опытно-промышленной эксплуатации решение Fusion: Проектный офис зарекомендовало себя с лучшей стороны, в настоящее время функционал внедряется в филиалы организации в разных городах России.