В 4 раза быстрее: оптимизация процессов отпусков освободила время сотрудников

Описание компании

Upside - агентство интегрированных коммуникаций. За 14 лет компанией было реализовано несколько тысяч проектов в области брендинга и ребрендинга, креатива, web-разработки, интернет-продвижения, организации мероприятий, SMM, PR, influence-маркетинга (работы с лидерами мнений) и медиасервиса.

Ситуация

Компания планировала полностью автоматизировать все процессы, связанные с отпусками работников. На тот момент процедура согласования отпусков отнимала большое количество времени у всех ее участников: от согласующих до самого сотрудника, собирающегося в отпуск.

Во-первых, заявки на отпуск, написанные работниками на бумаге, могли потеряться. Во-вторых, некоторые сотрудники приносили заявление на отпуск в последний момент, что усложняло работу бухгалтерии. 

К тому же перед уходом сотрудников в отпуск вставал острый вопрос передачи дел и задач. Руководителю приходилось вручную проверять: добавил ли сотрудник во все свои задачи и встречи ответственных на время отпуска.

Решение

У клиента уже был развернут портал на платформе Битрикс24. Для сокращения временных ресурсов компании, затрачиваемых на процессы, связанные с отпусками, были внедрены следующие доработки. 

Передача дел

Для клиента было разработано удобное решение, где руководитель может посмотреть весь список незавершенных дел сотрудника сгруппированный по категориям: задачи, сделки, бизнес-процессы, лиды, события, участия, компании, контакты, услуги агентства, услуги третьих лиц. 

Если у задачи или события не оказалось ответственного, то руководитель может их делегировать прямо из модуля по отдельности, либо, выбрав все из одной или нескольких категорий.

В процессе использования решения, клиент обратился к нам за доработкой: необходимо было передавать незавершенные дела не только с роли ответственного, но и с роли наблюдателя. 

Заявка на отпуск

Решение состоит из заявок по отпускам и реестра отпусков.

Реестр отпусков - график отсутствий. Здесь указаны только утвержденные отпуска.

Когда сотрудник только планирует отпуск и создает заявку в решении, то в графике высвечивается информация: пересекаются ли выбранные даты отпуска с другим сотрудником, а также количество отпускных дней. Далее заявка отправляется на согласование руководителям и бухгалтеру. Руководитель может согласовать/отменить заявку или предложить изменить даты отпуска. Как только заявка прошла всю цепочку согласований,она переносится в реестр отпусков. После согласования заявки на отпуск, всей команде, с которой работает сотрудник, приходит уведомление в какие даты он будет отсутствовать.

Описание бизнес-процесса

Количество доступных отпускных дней сотрудников подсчитываются по следующей логике: бизнес-процесс проходит по всем согласованным заявкам на отпуск сотрудника за все время работы. Суммирует использованное количество дней и отнимает от оставшихся дней отпуска у сотрудника, накопленных за всё время работы в компании. Далее выводит итоговое число.

Для бухгалтерии в решении была разработана кнопка - скачать отчет по всем отпускам. 

Запланированные отпуска 

Если в конце прошлого года сотрудник запланировал отпуск на июнь, а теперь мечтает поехать отдыхать в сентябре, для этого был разработан следующий сценарий работы. Работник нажимает на кнопку «Изменить отпуск». Здесь сотрудник выбирает нужный вариант из списка отпусков, меняет его даты и добавляет комментарий. Отпуск отправляется на согласование.

Результат

Ранее процесс согласования отпусков требовал значительных ресурсов и включал множество ручных операций. Теперь сотрудники тратят в четыре раза меньше времени на оформление и согласование отпусков. Это решение позволяет сотрудникам Upside эффективно использовать рабочее время для выполнения более важных задач, а не на рутинные операции.