Внедрение системы управления проектами в компании ГК “Урбантех”

Описание компании

ГК «Урбантех» объединяет лучших экспертов в области цифровых технологий для городской среды и развития дорожной инфраструктуры. В Группу компаний входят Центры компетенций по БДД и общественной безопасности, подразделение по управлению и эксплуатации созданной инфраструктуры, собственный производитель комплексов фотовидеофиксации «Азимут» и разработчик программного обеспечения.

ГК “Урбантех” является №1 крупнейшим поставщиком IT в транспортную отрасль в России по версии отчета CNews Analytics и входит в ТОП-100 лучших tech-компаний страны на основание рейтинга от BigTech 100. Установлено более 90 тыс. камер «Безопасный город», «Безопасный регион» и комплексов фотовидеофиксации в управлении.

Ситуация

До внедрения системы управления проектами компания сталкивалась с типичной для многих организаций проблемой: проекты велись в разрозненных по устройствам и сотрудникам Excel-таблицах, канбан досках, мессенджерах и почтовых переписках.Не было ведения единого портфеля проектов, тем более автоматизированного. Из-за отсутствия автоматизированных инструментов, время на подготовку ручных отчетов расходовалось неэффективно, а сам процесс был трудозатратен.

Контроль за соблюдением сроков и распределением задач между сотрудниками был затруднен из-за отсутствия единого инструмента их постановки и контроля. Финансовые документы, контроль расходования бюджета инвестиционной фазы проекта напрямую связаны с процессами управления проектами, что создавало определенную непрозрачность, а также риск ошибок и превышения бюджета проекта по утвержденным статьям.

Эффективность встреч с руководством страдала: обсуждения часто затягивались на второстепенные детали и операционные задачи, не связанные с календарным план-графиком и нахождением проекта в срока.

Задачи проекта

Компания ГК “Урбантех” поставила перед нами несколько задач:

- нужно было создать единый инструмент управления проектами с прозрачными этапами, контрольными точками и возможностью видеть общий план-график как по каждому проекту так и по портфелю проектов в управлении, помимо остальной аналитики;

- требовалась интеграция с 1С, чтобы осуществлялся онлайн контроль за расходованием утвержденного бюджета проекта в разрезах по статьям, а также автоматизация отображения получения выручки по доходному договору для контроля движения финансовых потоков по проекту;

- необходимо было повысить вовлеченность сотрудников, максимально сократить время на подготовку отчетов и повысить эффективность контроля за ходом реализации проектов для всех уровней менеджмента, включая Руководство Компании.

Решение СУП

Решение было найдено в виде внедрения современной системы управления проектами (СУП) с интеграцией в корпоративную экосистему Битрикс24. Каждый проект разделили на фазы: запуск, планирование, прогноз, выполнение и завершение, с указанием сроков, бюджета и текущей стадии.


Управление портфелем проектов


Объекты контроля 

 Все участники проекта получили возможность видеть календарный план-график, задачи в виде канбан досок, а также все документы проекта (паспорт проекта, рабочая и исп.документация) путем интеграции Битрикс.Диск, что позволяет оперативно направлять ресурсы и соблюдать сроки. Благодаря интеграции с 1С, финансовые показатели проекта онлайн отображаются в Системе, повышая точность учета и прозрачность.


По кнопке "Задачи и проекты" и "План-график" можно перейти в Канбан (операционные задачи проекта)

Таким образом, СУП позволил:

- максимально сократить время на подготовку отчета (5 минут - обновление поля сл.шаг и комментарий + проставление факта в виде цифровых значений на вкладке “Объекты контроля”);

- получить финансовую прозрачность и скорость принятия решений по ключевым платежам на проект;

- собрать в цифровом виде портфель проектов Компании в Управлении и аналитику с ним связанную;

- ввести единый стандарт для сотрудников по ведению проектов, а для Руководства прозрачный механизм отчетности и контроля с простым и понятным интерфейсом, даже для лиц, незнакомых с интерфейсом Системы.

Аналитика СУП