В 4 раза быстрее: оптимизация процессов отпусков освободила время сотрудников
Компания планировала полностью автоматизировать все процессы, связанные с отпусками работников. На тот момент процедура согласования отпусков отнимала большое количество времени у всех ее участников: от согласующих до самого сотрудника, собирающегося в отпуск.
Во-первых, заявки на отпуск, написанные работниками на бумаге, могли потеряться. Во-вторых, некоторые сотрудники приносили заявление на отпуск в последний момент, что усложняло работу бухгалтерии.
К тому же перед уходом сотрудников в отпуск вставал острый вопрос передачи дел и задач. Руководителю приходилось вручную проверять: добавил ли сотрудник во все свои задачи и встречи ответственных на время отпуска.
В рамках проекта команда Fusion реализовала следующие доработки:
Передача дел: Для клиента было разработано удобное решение, где руководитель может посмотреть весь список незавершенных дел сотрудника сгруппированный по категориям: задачи, сделки, бизнес-процессы, лиды, события, участия, компании, контакты, услуги агентства, услуги третьих лиц.
Реестр отпусков: Если в конце прошлого года сотрудник запланировал отпуск на июнь, а теперь мечтает поехать отдыхать в сентябре, он может воспользоваться данным модулем и перенести отпуск на желаемые даты, но только после согласования изменений с руководителем.
Заявки на отпуск: сотрудник в модуле формирует заявку на отпуск и отправляет на согласование. После того, как заявка прошла всю цепочку согласований, она переносится в реестр отпусков, который представляет собой график отсутствий. После согласования всей команде, с которой работает сотрудник, приходит уведомление: в какие даты он будет отсутствовать.
Итоги проекта: Ранее процесс согласования отпусков требовал значительных ресурсов и включал множество ручных операций. Теперь сотрудники тратят в четыре раза меньше времени на оформление и согласование отпусков. Это решение позволяет сотрудникам Upside эффективно использовать рабочее время для выполнения более важных задач, а не на рутинные операции.
Более подробное описание кейса доступно по ссылке.